Pengarsipan Administrasi PKK

Pengarsipan merupakan kegiatan yang sangat penting dalam penyelenggaraan administrasi. Adanya arsip sebagai bukti-bukti kegiatan dapat mempermudah apabila yang berkepentingan setiap saat memerlukan catatan-catatan.

Pengarsipan meliputi penyimpanan, penggunaan, penyaluran dan pemusnahan arsip-arsip yang sudah lama.

Maksud dan Tujuan

Pengarsipan dimaksudkan untuk memperoleh satu pengertian dan satu tata cara yang seragam di lingkungan Tim Penggerak PKK. Adapun tujuannya agar arsip dapat dijadikan bahan bukti dan alat pengingat yang setiap saat diperlukan, dapat disajikan kembali secara mudah dan cepat untuk kepentingan pelaksanaan tindakan administrasi.

Wewenang

Yang berwenang mengurus arsip adalah Sekretariat TP PKK di setiap jenjang. Arsip tidak diperkenankan dibawa pulang. Apabila sangat diperlukan, peminjaman arsip harus seizin Sekretaris Umum/ Sekretaris.

Arsip yang asli tetap harus berada di Sekretariat, apabila diperlukan dapat difoto copy.

Cara Penyimpanan Arsip

Surat, naskah yang bersifat khusus (Keputusan, Surat Kuasa/Mandat, Surat Tugas, Laporan, Hasil Rapat dan sebagainya) disimpan berdasarkan masalah dan penomoran, serta tahun dikeluarkannya surat/naskah tersebut.

Penyimpanan untuk surat/ naskah yang berasal dari TP PKK atau dari Instansi Pemerintah, LSM diatur berdasarkan bidang kegiatan dan tahun diterima atau dikeluarkannya surat/naskah tersebut.

Arsip yang dianggap penting perlu disampaikan ke Arsip Nasional.

Hal-hal Penting yang perlu diperhatikan

Dalam pelaksanaan pengarsipan surat/ naskah dilingkungan TP PKK diserahkan kepada petugas kearsipan yang dilaksanakan melalui proses:

a. Pencatatan
b. Penyimpanan
c. Pemeliharaan
d. Penyajian kembali
e. Penilaian
f. Pemusnahan

• Semua surat/naskah yang diterima sebagai arsip selanjutnya dicatat dalam buku Agenda Surat.
• Semua jenis surat/naskah penyimpanannya dimasukkan kedalam map jepitan yang besar dari kartoon tebal (odner), atau map biasa.
• Pada sebelah luar dari setiap ordner/map dapat ditulis suatu judul tahun sesuai dengan masalahnya atau nomor kode yang sesuai dengan isinya.
• Untuk menemukan kembali suatu arsip, dipergunakan Buku Agenda.

Macam-macam Arsip

1. Arsip dinamis, ialah arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan serta penyelenggaraan tugas dilingkungan TP PKK.
2. Arsip semi statis, ialah arsip yang jarang atau tidak langsung digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan tugas sehari-hari tetapi masih disimpan untuk kepentingan yuridis, sejarah dan lain-lainnya.
3. Arsip statis, ialah arsip yang digunakan sebagai bahan pertanggung jawaban yuridis sejarah dan lain-lainnya.

Secara administrasi dan keamanan, arsip dibagi dalam :
a. Arsip biasa yaitu surat atau naskah yang digolongkan biasa.
b. Arsip rahasia ialah surat atau naskah yang digolongkan rahasia.

Pemusnahan Arsip

1. Dilakukan pada waktu-waktu tertentu (minimal 5 tahun) oleh suatu Tim yang dibentuk Ketua Umum bagi Pusat dan Ketua bagi Provinsi sampai dengan Desa/Kelurahan.
2. Untuk setiap pemusnahan dibuat Berita Acara.
3. Pemusnahan yang menyimpang dari ketentuan tersebut hanya dapat dilakukan atas keputusan Ketua Umum di Pusat, Ketua untuk Provinsi sampai dengan Desa/ Kelurahan.

Sistem Informasi Manajemen (SIM) PKK

Sistim Informasi Menejemen (SIM) adalah suatu proses pengumpulan data secara sistimatis sehingga menghasilkan suatu informasi sebagai dasar dalam proses pengambilan keputusan. SIM PKK diharapkan mampu memberi data dan informasi tentang 10 Program Pokok PKK secara cepat, tepat, akurat dan menyeluruh mulai dari tingkat Dasawisma, Desa/ Kelurahan, Kecamatan, Kabupaten/Kota, Provinsi dan tingkat Pusat.

• Sumber data dari Kelompok Dasawisma adalah keluarga-keluarga anggota kelompok Dasawisma.
• Sumber data TP PKK Pusat adalah penjumlahan dari data laporan TP PKK Provinsi.

Pemanfaatan Data

Data dimanfaatkan sebagai bahan :

a. Penyusunan Rencana Kerja

Dari data yang ada dapat dijadikan dasar dan akan mempermudah dalam menyusun rencana kerja berikutnya.

b. Untuk Evaluasi
Dari hasil evaluasi ini dapat dibuat perencanaan kegiatan dalam pemecahan masalah.
Misalnya :

Dalam Catatan Kelahiran Kematian Bayi dan Kematian Ibu Hamil Melahirkan dan Nifas di Kelompok Dasawisma. Kalau terdapat angka kematian bayi ± 50 kasus disebabkan karena diare, maka angka ini dapat kita baca bahwa pada bulan tersebut ada wabah diare di wilayah tersebut. Tindakan pencegahan terhadap penularan penyakit diare tersebut harus lebih ditingkatkan.

c. Untuk Tindak Lanjut
Data tindak lanjut dapat digunakan untuk membuat rencana kegiatan.
Misalnya :
Suatu kasus angka kematian bayi tinggi karena diare.
Dengan kasus tersebut dibuat tindak lanjut antara lain :

1. Peninjauan lapangan untuk melihat fakta di lapangan
2. Setelah mengetahui kenyataan, kemudian memberikan informasi kepada Kepala Daerah setempat.
3. Disamping memberikan informasi diadakan penyuluhan untuk membatasi menjalarnya penyakit.

Laporan PKK

1. Macam-macam laporan

Menurut sifat dan kegunaannya, laporan dibagi dalam 2 macam yaitu :

a. Laporan Umum

1. Laporan Umum yaitu laporan kegiatan PKK secara umum yang meliputi keadaan dan kegiatan PKK/ pelaksanaan program kerja.
2. Laporan Umum dapat dijadikan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan program kerja dan merupakan rekapitulasi untuk dijadikan landasan program kerja baru yang dikirimkan kepada Ketua Dewan Penyantun setempat dan Ketua TP PKK setingkat di atasnya.
3. Memori Serah Terima Ketua Umum/Ketua TP PKK di Daerah sebagai pertanggungjawaban dalam melaksanakan tugas.
4. Contoh Laporan Umum adalah Laporan Tahunan dan Memori Serah Terima.

b. Laporan Khusus

Laporan Khusus merupakan laporan yang bersifat insindentil, dibuat menurut kebutuhan, antara lain :

1. Laporan Penyelenggaraan Rapat Kerja Nasional, Rapat Kerja Nasional Luar Biasa, Rapat Konsultasi dan Rapat Kerja Daerah.
2. Laporan Penyelenggaraan Loka Karya, Seminar, Penataran, Studi Banding dan sebagainya.
3. Laporan kegiatan tertentu yang dibuat berdasarkan permintaan.

2. Sistimatika Laporan

Sistimatika Laporan Umum disusun sistimatikanya sebagai berikut :
1) Pendahuluan
     Dalam pendahuluan dapat dituliskan mengenai :

• Dasar pembuatan laporan
• Maksud dan tujuan pembuatan laporan
• Jangka waktu pelaporan

 
2) Pelaksana Kegiatan
    Secara umum berisi kegiatan-kegiatan dari :

• Sekretariat
• Keuangan
• Kegiatan Pokja-pokja

     Secara khusus, berisi kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh TP PKK yang belum tercakup dalam kegiatan diatas.
Misalnya :

• Pelaksanaan P2WKSS.
• Pelaksanaan program KB.
• Pelaksanaan program UP2K-PKK.
• Dan lain sebagainya.

3) Keberhasilan
Berisi kegiatan yang menonjol dan hasilnya dapat dirasakan oleh keluarga dan masyarakat sekitarnya.

4) Hambatan-hambatan / permasalahan
Hal-hal yang dihadapi sehingga pelaksanaan kegiatan tidak sesuai seperti yang diharapkan.

5) Kesimpulan dan Saran
Setiap laporan agar disimpulkan dengan singkat dan padat berisi garis besar laporan yang telah ditulis dan hendaknya menyampaikan saran penyelesaian dari hambatan/ permasalahan yang dihadapi dengan harapan agar ada jalan keluar/ pemecahan masalah yang dapat dilaksanakan oleh TP PKK setingkat di atasnya atau pada tahap selanjutnya.

6) Penutup

Sistematika pembuatan Laporan Khusus adalah :

1. Pendahuluan, Berisi maksud dan tujuan laporan tersebut dibuat
2. Uraian Keadaan dan Permasalahan, Menguraikan keadaan atau kejadian sehubungan dengan persoalan atau masalah yang dihadapi.
3. Uraian tentang faktor-faktor yang mempengaruhi atau berpengaruh pada kegiatan tersebut.
4. Analisa, Suatu analisa yang berisi pembahasan tentang kejadian.
5. Kesimpulan dan Saran
6. Penutup

3. Masa Pelaporan

1. Desa/Kelurahan kepada ketua TP PKK Kecamatan, dan Ketua Dewan Penyantun TP PKK Desa/ Kelurahan satu tahun sekali yaitu pada bulan Desember, tahun bersangkutan.
2. Kecamatan kepada Ketua TP PKK Kabupaten dan Ketua Dewan Penyantun TP PKK Kecamatan satu tahun sekali, yaitu pada bulan Januari, tahun berikutnya.
3. Kabupaten/ Kota kepada Ketua TP PKK Provinsi dan Ketua Dewan Penyantun TP PKK Kabupaten/ Kota satu tahun satu kali, yaitu pada bulan Januari.
4. Provinsi kepada Ketua Umum TP PKK dan Ketua Dewan Penyantun TP PKK Provinsi satu tahun satu kali yaitu pada bulan Januari.
5. Pusat kepada Pelindung Utama PKK, Pelindung PKK dan Ketua Dewan Penyantun TP PKK, pada bulan Februari.

Buku Wajib PKK

Enam Buku Wajib PKK

Digunakan untuk mencatat keadaan dan kegiatan PKK dari tingkat Desa/ Kelurahan sampai dengan tingkat Pusat yaitu:

1. Buku Daftar Anggota TP PKK dan Kader PKK
2. Buku Agenda Surat Masuk/ Keluar
3. Buku Keuangan
4. Buku Notulen
5. Buku Inventaris
6. Buku Kegiatan

1). Buku Daftar Anggota TP PKK dan Kader PKK
Digunakan untuk mencatat daftar nama Anggota TP PKK dan Kader PKK di tingkat desa/kelurahan.

2). Buku Agenda Surat Masuk/ Keluar
Untuk mencatat surat-surat yang masuk (diterima) dan surat-surat yang keluar (dikirim)

3). Buku Keuangan
Untuk mencatat jumlah penerimaan dan jumlah pengeluaran anggaran untuk kegiatan TP PKK.

4). Buku Notulen
Untuk mencatat jalannya rapat/pertemuan serta hasil-hasilnya pada setiap rapat/ pertemuan yang diselenggarakan/diikuti oleh TP PKK. Setiap notulen harus ditandatangani oleh pembuat notulen dan disahkan dengan ditandatangani oleh pimpinan rapat meliputi :
1) Tanggal rapat/pertemuan.
2) Waktu/Jam mulainya rapat/pertemuan.
3) Tempat rapat/pertemuan.
4) Jenis rapat/pertemuan misalnya rapat pleno
5) Isi Notulen rapat/pertemuan mencakup :
- Pimpinan rapat
- Jumlah yang diundang
- Jumlah yang hadir
- Jumlah yang tidak hadir
- Susunan acara
- Uraian jalannya rapat/pertemuan
- Kesimpulan rapat
- Penutup

5). Buku Inventaris
Untuk mencatat daftar barang yang dimiliki oleh Kantor TP PKK, di setiap jenjang

6). Buku Kegiatan
Untuk mencatat setiap kegiatan yang diadakan/ diikuti oleh TP PKK.
Setiap selesai melaksanakan kegiatan, yang mendapatkan tugas menandatangani buku kegiatan ini. Apabila yang bertugas terdiri dari beberapa orang, yang tanda tangan cukup seorang saja yang menjadi Ketua dari kelompok yang sedang melaksanakan kegiatan dengan mencantumkan juga seluruh nama-nama pelaksana lainnya.

Apabila diperlukan dapat menambah buku lain misalnya : Buku Tamu.

Catatan :
Setiap akhir tahun buku-buku tersebut ditutup/diberi garis batas dan direkap/ diadakan penjumlahan (bagi yang dapat dijumlah) dan disimpulkan sehingga setiap tahun tidak perlu mengganti buku. Hasil rekapitulasi dan kesimpulannya dijadikan bahan penyusunan laporan berkala mengenai kegiatan yang sudah dilaksanakan.

 

Buku Catatan

Buku Catatan yang ada di Kelompok PKK Dusun/Lingkungan, RW, RT dan Kelompok Dasawisma meliputi :

1) Buku /Catatan Kelompok PKK Dusun/ Lingkungan:

1. Rekapitulasi data warga dari kelompok Rukun Warga (RW)
2. Rekapitulasi data Keluarga dari kelompok RW
3. Rekapitulasi ibu hamil, melahirkan, nifas, ibu meninggal, kelahiran bayi, bayi meninggal dan kematian balita dari kelompok RW.

2) Buku/Catatan Kelompok PKK Rukun Warga:

1. Rekapitulasi data warga dari kelompok Rukun Tetangga (RT)
2. Rekapitulasi data Keluarga dari kelompok RT
3. Rekapitulasi ibu hamil, melahirkan, nifas, ibu meninggal, kelahiran bayi, bayi meninggal dan kematian balita dari kelompok RT.

3) Catatan Kelompok PKK Rukun Tetangga

1. Rekapitulasi data warga dari kelompok Dasawisma.
2. Rekapitulasi data Keluarga dari kelompok Dasawisma
3. Rekapitulasi ibu hamil, melahirkan, nifas, ibu meninggal, kelahiran bayi, bayi meninggal dan kematian balita dari kelompok Dasawisma.

4) Catatan Kelompok Dasawisma

1. Data Warga TP – PKK (Data Primer)
2. Data keluarga
3. Data Rekapitulasi ibu hamil, melahirkan, nifas, ibu meninggal, kelahiran bayi, bayi meninggal dan kematian balita

Penjelasan Buku/Catatan:

1. Data Warga TP-PKK :  Data yang diambil dari warga binaan PKK yang diisi oleh masing-masing anggota keluarga
2. Data Keluarga :  Data yang diambil dari keluarga berdasarkan rumah yang di data.
3. Catatan Data dan Kegiatan Warga : Untuk mengetahui jumlah, keadaan dan kegiatan-kegiatan yang diikuti dari anggota keluarga. 
4.  Catatan Ibu Hamil, Melahirkan, Nifas, Ibu Meninggal, Kelahiran Bayi, Bayi Meninggal Dan Kematian Balita.

Rekapitulasi Catatan data dan Kegiatan Warga, secara berjenjang dilakukan pada kelompok Dasawisma, Kelompok PKK RT, Kelompok PKK RW, Kelompok PKK Dusun/lingkungan, TP-PKK Desa/Kelurahan dan seterusnya.

Data Kegiatan

Setiap jenjang TP PKK dari Pusat sampai dengan Desa/ Kelurahan, memiliki data kegiatan, baik yang berupa papan data maupun lembar data kegiatan.
Data kegiatan tersebut meliputi:

1. Data Umum TP PKK
2. Data Kegiatan Pokja I
3. Data Kegiatan Pokja II
4. Data Kegiatan Pokja III
5. Data Kegiatan Pokja IV
6. Data Posyandu :

• Papan/ Lembar Data Jumlah Pengunjung/ Petugas Posyandu Berada di lokasi dimana Posyandu berada, serta di Desa/ Kelurahan.
• Di Desa/ Kelurahan merupakan rekapitulasi/ penjumlahan dari Posyandu-posyandu yang ada di Desa/ Kelurahan tersebut. Kegunaannya untuk mencatat ibu-ibu/bayi dan anak balita yang datang memerlukan pelayanan Posyandu.
• Papan/ Lembar Data Kegiatan Posyandu Merupakan catatan tentang keadaan dan hasil-hasil kegiatan yang dilaksanakan, untuk mengetahui pencapaian hasil kegiatan yang dilaksanakan.

Surat Menyurat PKK

Surat adalah salah satu alat komunikasi atau alat penyampaian berita secara tertulis yang berisikan pemberitahuan, pernyataan, permintaan dan lain-lain dari si pengirim surat kepada pihak lain.

Macam-Macam Surat

Ada beberapa macam/jenis surat yaitu:

1. Keputusan
2. Surat Kuasa
3. Surat Keterangan
4. Surat Biasa
5. Surat Edaran
6. Surat Pengumuman
7. Surat Undangan
8. Surat Pengantar
9. Surat Tugas
10. Piagam/Penghargaan
11. Lembar Disposisi

Penjelasan :

a. Keputusan

Berisi suatu keputusan tentang segala permasalahan dan kebijaksanaan yang dipandang perlu untuk dikeluarkan surat Keputusan:

• Keputusan harus mempunyai dasar dan landasan
• Dicantumkan tempat, tanggal, bulan dan tahun Keputusan dikeluarkan.
• Keputusan dikeluarkan untuk :

1. Mengangkat/ memberhentikan Ketua TP PKK setingkat dibawahnya
2. Mensahkan berlaku atau tidak berlaku lagi suatu keputusan/ kebijaksanaan
3. Membentuk Kepanitiaan
4. Pemberhentian Anggota TP PKK ditingkatnya
5. Menetapkan/ mensahkan hasil pemenang lomba.

b. Surat Kuasa

1. Surat Kuasa adalah surat yang berisi pemberian kuasa.
2. Pemberian tugas didasarkan pada landasan tertentu.
3. Surat Kuasa diberi batasan kewenangan yang dilimpahkan.
4. Surat Kuasa diberikan dengan penentuan batas waktu berlaku.

c. Surat Keterangan

Surat yang memberikan keterangan dengan maksud memberikan penjelasan tentang sesuatu (memberikan identitas)

d. Surat Biasa

Surat Biasa adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain, berisi:

1. Pemberitahuan
2. Permintaan
3. Sanggahan
4. Pertanyaan
5. Pernyataan
6. Tanggapan 
7. dan lain-lain

e. Surat Edaran

Surat Edaran mempunyai ciri-ciri :

1. Ditujukan kepada beberapa orang
2. Merupakan petunjuk atau penjelasan dari suatu surat Keputusan.

f. Surat Pengumuman

Surat Pengumuman ditujukan kepada TP PKK, berisi pemberitahuan yang bersifat umum.

g. Surat Undangan

Surat Undangan adalah surat yang mengandung suatu harapan atas kehadiran si penerima undangan pada waktu dan tempat yang telah ditentukan/dicantumkan dalam undangan.

h. Surat Pengantar

Surat Pengantar adalah surat yang mempunyai ciri-ciri :

1. Ditujukan kepada TP PKK / pihak lain yang dituju
2. Dipergunakan untuk pengiriman barang atau surat tertentu

i. Surat Tugas

1. Surat Tugas berisi suatu pemberian tugas kepada TP PKK, satu orang atau lebih, untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu
2. Pemberian tugas didasarkan pada landasan tertentu.
3. Surat Tugas ada yang diberi batasan jangka waktu tertentu yang disesuaikan dengan sifat tugas yang dipercayakan
4. Adakalanya Surat Tugas dilengkapi dengan surat jalan

j. Piagam Penghargaan

Adalah penghargaan yang diberikan kepada anggota/perorangan atau pihak lain yang dianggap perlu atas prestasi yang telah dicapai selama dalam melaksanakan tugas

k. Lembar Disposisi

Lembar Disposisi ditempelkan pada surat/ dokumen yang diajukan kepada Pimpinan guna mendapatkan petunjuk/ tanggapan Pimpinan untuk tindak lanjut sesuai dengan isi/ maksud surat/dokumen.

Nomor dan Kode Surat

Untuk mempermudah dalam pencarian hubungan antara satu surat dengan surat berikutnya, maka surat-surat organisasi diberi nomor urut dan kode surat. Kode surat adalah tanggal, nomor, lampiran dan perihal surat.

Khusus untuk surat Keputusan, menggunakan Agenda tersendiri.

Apabila isi surat bersifat umum maka digunakan kode “Skr”, dan apabila isinya menyangkut kegiatan Pokja, menggunakan kode “Pokja” dan penulisannya adalah sebagai berikut :

a. No. Urut / Skr / PKK …..... (sesuai dengan jenjang TP PKK/ Bulan ke berapa/ Tahun

Contoh : 117/Skr/PKK.Prov/V/2004

b. No. urut/Pokja ……. (I s.d IV)/PKK ……. ( sesuai dengan jenjang TP PKK/ Bulan ke berapa/Tahun

Contoh : 125/Pokja III/PKK.Kec/VI/2004

Tata Cara Pembuatan Surat

1. Konsep surat disiapkan oleh Sekum/ Sekretaris didaerah, Pokja dan Ketua/Wakil Ketua didaerah.
2. Setiap net konsep surat yang akan diajukan kepada Ketua Umum/Ketua, diparaf (di sebelah kanan nama penandatangan) oleh sipembuat konsep surat dan Sekretaris Umum/Sekretaris disampaikan melalui Sekretaris Umum/Sekretaris.
3. Setelah surat ditandatangani oleh Ketua Umum/ Ketua TP PKK, si pembuat konsep surat mendapatkan copy surat, bersamaan dengan pengiriman surat keluar.

Penandatanganan Surat

Yang berwenang untuk menandatangani Keputusan adalah :

1. TP PKK Pusat, oleh Ketua Umum TP PKK.
2. TP PKK Provinsi sampai dengan TP PKK Desa/ Kelurahan oleh Ketua.

Untuk surat-surat keluar lainnya yang menandatangani adalah Ketua Umum/ Ketua di Daerah atau Ketua/Wakil Ketua yang ditunjuk dengan tanggung-jawab tetap pada Ketua Umum di Pusat/Ketua di Daerah.

Sedang Surat Pengantar dan surat-surat yang sifatnya intern dapat ditanda tangani oleh Sekretaris Umum/Sekretaris di Pusat atau oleh Sekretaris/Wakil Sekretaris di Provinsi sampai dengan Desa/ Kelurahan, dengan tembusan disampaikan kepada Ketua Umum/Ketua, sebagai laporan.

Distribusi dan Penyimpanan Surat

1. Semua surat keluar yang sudah ditandatangani, dicatat di buku Agenda Surat Keluar dan diberi nomor serta distempel/cap.
2. Semua arsip surat keluar/ masuk harus disimpan dengan baik dan rapi, dimasukkan ke dalam Kotak Arsip yang sudah ditentukan menurut ketentuan di kantor TP PKK.
3. Semua surat yang masuk dicatat dalam Buku Agenda, diberi Lembar Disposisi, kemudian pada hari itu juga diteruskan kepada Ketua Umum di Pusat/ Ketua di daerah. Surat diterima kembali oleh Sekretaris Umum/ Sekretaris untuk ditindaklanjuti/ diteruskan sesuai isi disposisi.

Administrasi PKK

Administrasi PKK adalah sistem pengelolaan yang yang berhubungan dengan kelembagaan PKK beserta dokumentasinya di setiap jenjang yang meliputi pencataan, pendataan, pelaporan dan pengarsipan yang dilakukan secara manual maupun menggunakan Teknologi Informasi (TI).

Administrasi PKK secara garis besar mencakup Administrasi Umum dan Administrasi Keuangan.

• Administrasi Umum adalah suatu usaha untuk mencapai tujuan dengan melaksanakan kegiatan administrasi, tulis menulis atau ketatausahaan yang dilakukan secara teratur, tertib dan terarah.

• Administrasi Keuangan adalah tata cara penyelenggaraan dan pengelolaan keuangan yang dilakukan secara teratur dan terarah sesuai dengan sumber dana dan peraturan/ ketentuan yang berlaku, sehingga tercipta tertib penggunaan dan pertanggung jawabannnya.