Pengarsipan Administrasi PKK

Pengarsipan merupakan kegiatan yang sangat penting dalam penyelenggaraan administrasi. Adanya arsip sebagai bukti-bukti kegiatan dapat mempermudah apabila yang berkepentingan setiap saat memerlukan catatan-catatan.

Pengarsipan meliputi penyimpanan, penggunaan, penyaluran dan pemusnahan arsip-arsip yang sudah lama.

Maksud dan Tujuan

Pengarsipan dimaksudkan untuk memperoleh satu pengertian dan satu tata cara yang seragam di lingkungan Tim Penggerak PKK. Adapun tujuannya agar arsip dapat dijadikan bahan bukti dan alat pengingat yang setiap saat diperlukan, dapat disajikan kembali secara mudah dan cepat untuk kepentingan pelaksanaan tindakan administrasi.

Wewenang

Yang berwenang mengurus arsip adalah Sekretariat TP PKK di setiap jenjang. Arsip tidak diperkenankan dibawa pulang. Apabila sangat diperlukan, peminjaman arsip harus seizin Sekretaris Umum/ Sekretaris.

Arsip yang asli tetap harus berada di Sekretariat, apabila diperlukan dapat difoto copy.

Cara Penyimpanan Arsip

Surat, naskah yang bersifat khusus (Keputusan, Surat Kuasa/Mandat, Surat Tugas, Laporan, Hasil Rapat dan sebagainya) disimpan berdasarkan masalah dan penomoran, serta tahun dikeluarkannya surat/naskah tersebut.

Penyimpanan untuk surat/ naskah yang berasal dari TP PKK atau dari Instansi Pemerintah, LSM diatur berdasarkan bidang kegiatan dan tahun diterima atau dikeluarkannya surat/naskah tersebut.

Arsip yang dianggap penting perlu disampaikan ke Arsip Nasional.

Hal-hal Penting yang perlu diperhatikan

Dalam pelaksanaan pengarsipan surat/ naskah dilingkungan TP PKK diserahkan kepada petugas kearsipan yang dilaksanakan melalui proses:

a. Pencatatan
b. Penyimpanan
c. Pemeliharaan
d. Penyajian kembali
e. Penilaian
f. Pemusnahan

• Semua surat/naskah yang diterima sebagai arsip selanjutnya dicatat dalam buku Agenda Surat.
• Semua jenis surat/naskah penyimpanannya dimasukkan kedalam map jepitan yang besar dari kartoon tebal (odner), atau map biasa.
• Pada sebelah luar dari setiap ordner/map dapat ditulis suatu judul tahun sesuai dengan masalahnya atau nomor kode yang sesuai dengan isinya.
• Untuk menemukan kembali suatu arsip, dipergunakan Buku Agenda.

Macam-macam Arsip

1. Arsip dinamis, ialah arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan serta penyelenggaraan tugas dilingkungan TP PKK.
2. Arsip semi statis, ialah arsip yang jarang atau tidak langsung digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan tugas sehari-hari tetapi masih disimpan untuk kepentingan yuridis, sejarah dan lain-lainnya.
3. Arsip statis, ialah arsip yang digunakan sebagai bahan pertanggung jawaban yuridis sejarah dan lain-lainnya.

Secara administrasi dan keamanan, arsip dibagi dalam :
a. Arsip biasa yaitu surat atau naskah yang digolongkan biasa.
b. Arsip rahasia ialah surat atau naskah yang digolongkan rahasia.

Pemusnahan Arsip

1. Dilakukan pada waktu-waktu tertentu (minimal 5 tahun) oleh suatu Tim yang dibentuk Ketua Umum bagi Pusat dan Ketua bagi Provinsi sampai dengan Desa/Kelurahan.
2. Untuk setiap pemusnahan dibuat Berita Acara.
3. Pemusnahan yang menyimpang dari ketentuan tersebut hanya dapat dilakukan atas keputusan Ketua Umum di Pusat, Ketua untuk Provinsi sampai dengan Desa/ Kelurahan.