Surat Menyurat PKK

Surat adalah salah satu alat komunikasi atau alat penyampaian berita secara tertulis yang berisikan pemberitahuan, pernyataan, permintaan dan lain-lain dari si pengirim surat kepada pihak lain.

Macam-Macam Surat

Ada beberapa macam/jenis surat yaitu:

1. Keputusan
2. Surat Kuasa
3. Surat Keterangan
4. Surat Biasa
5. Surat Edaran
6. Surat Pengumuman
7. Surat Undangan
8. Surat Pengantar
9. Surat Tugas
10. Piagam/Penghargaan
11. Lembar Disposisi

Penjelasan :

a. Keputusan

Berisi suatu keputusan tentang segala permasalahan dan kebijaksanaan yang dipandang perlu untuk dikeluarkan surat Keputusan:

• Keputusan harus mempunyai dasar dan landasan
• Dicantumkan tempat, tanggal, bulan dan tahun Keputusan dikeluarkan.
• Keputusan dikeluarkan untuk :

1. Mengangkat/ memberhentikan Ketua TP PKK setingkat dibawahnya
2. Mensahkan berlaku atau tidak berlaku lagi suatu keputusan/ kebijaksanaan
3. Membentuk Kepanitiaan
4. Pemberhentian Anggota TP PKK ditingkatnya
5. Menetapkan/ mensahkan hasil pemenang lomba.

b. Surat Kuasa

1. Surat Kuasa adalah surat yang berisi pemberian kuasa.
2. Pemberian tugas didasarkan pada landasan tertentu.
3. Surat Kuasa diberi batasan kewenangan yang dilimpahkan.
4. Surat Kuasa diberikan dengan penentuan batas waktu berlaku.

c. Surat Keterangan

Surat yang memberikan keterangan dengan maksud memberikan penjelasan tentang sesuatu (memberikan identitas)

d. Surat Biasa

Surat Biasa adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain, berisi:

1. Pemberitahuan
2. Permintaan
3. Sanggahan
4. Pertanyaan
5. Pernyataan
6. Tanggapan 
7. dan lain-lain

e. Surat Edaran

Surat Edaran mempunyai ciri-ciri :

1. Ditujukan kepada beberapa orang
2. Merupakan petunjuk atau penjelasan dari suatu surat Keputusan.

f. Surat Pengumuman

Surat Pengumuman ditujukan kepada TP PKK, berisi pemberitahuan yang bersifat umum.

g. Surat Undangan

Surat Undangan adalah surat yang mengandung suatu harapan atas kehadiran si penerima undangan pada waktu dan tempat yang telah ditentukan/dicantumkan dalam undangan.

h. Surat Pengantar

Surat Pengantar adalah surat yang mempunyai ciri-ciri :

1. Ditujukan kepada TP PKK / pihak lain yang dituju
2. Dipergunakan untuk pengiriman barang atau surat tertentu

i. Surat Tugas

1. Surat Tugas berisi suatu pemberian tugas kepada TP PKK, satu orang atau lebih, untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu
2. Pemberian tugas didasarkan pada landasan tertentu.
3. Surat Tugas ada yang diberi batasan jangka waktu tertentu yang disesuaikan dengan sifat tugas yang dipercayakan
4. Adakalanya Surat Tugas dilengkapi dengan surat jalan

j. Piagam Penghargaan

Adalah penghargaan yang diberikan kepada anggota/perorangan atau pihak lain yang dianggap perlu atas prestasi yang telah dicapai selama dalam melaksanakan tugas

k. Lembar Disposisi

Lembar Disposisi ditempelkan pada surat/ dokumen yang diajukan kepada Pimpinan guna mendapatkan petunjuk/ tanggapan Pimpinan untuk tindak lanjut sesuai dengan isi/ maksud surat/dokumen.

Nomor dan Kode Surat

Untuk mempermudah dalam pencarian hubungan antara satu surat dengan surat berikutnya, maka surat-surat organisasi diberi nomor urut dan kode surat. Kode surat adalah tanggal, nomor, lampiran dan perihal surat.

Khusus untuk surat Keputusan, menggunakan Agenda tersendiri.

Apabila isi surat bersifat umum maka digunakan kode “Skr”, dan apabila isinya menyangkut kegiatan Pokja, menggunakan kode “Pokja” dan penulisannya adalah sebagai berikut :

a. No. Urut / Skr / PKK …..... (sesuai dengan jenjang TP PKK/ Bulan ke berapa/ Tahun

Contoh : 117/Skr/PKK.Prov/V/2004

b. No. urut/Pokja ……. (I s.d IV)/PKK ……. ( sesuai dengan jenjang TP PKK/ Bulan ke berapa/Tahun

Contoh : 125/Pokja III/PKK.Kec/VI/2004

Tata Cara Pembuatan Surat

1. Konsep surat disiapkan oleh Sekum/ Sekretaris didaerah, Pokja dan Ketua/Wakil Ketua didaerah.
2. Setiap net konsep surat yang akan diajukan kepada Ketua Umum/Ketua, diparaf (di sebelah kanan nama penandatangan) oleh sipembuat konsep surat dan Sekretaris Umum/Sekretaris disampaikan melalui Sekretaris Umum/Sekretaris.
3. Setelah surat ditandatangani oleh Ketua Umum/ Ketua TP PKK, si pembuat konsep surat mendapatkan copy surat, bersamaan dengan pengiriman surat keluar.

Penandatanganan Surat

Yang berwenang untuk menandatangani Keputusan adalah :

1. TP PKK Pusat, oleh Ketua Umum TP PKK.
2. TP PKK Provinsi sampai dengan TP PKK Desa/ Kelurahan oleh Ketua.

Untuk surat-surat keluar lainnya yang menandatangani adalah Ketua Umum/ Ketua di Daerah atau Ketua/Wakil Ketua yang ditunjuk dengan tanggung-jawab tetap pada Ketua Umum di Pusat/Ketua di Daerah.

Sedang Surat Pengantar dan surat-surat yang sifatnya intern dapat ditanda tangani oleh Sekretaris Umum/Sekretaris di Pusat atau oleh Sekretaris/Wakil Sekretaris di Provinsi sampai dengan Desa/ Kelurahan, dengan tembusan disampaikan kepada Ketua Umum/Ketua, sebagai laporan.

Distribusi dan Penyimpanan Surat

1. Semua surat keluar yang sudah ditandatangani, dicatat di buku Agenda Surat Keluar dan diberi nomor serta distempel/cap.
2. Semua arsip surat keluar/ masuk harus disimpan dengan baik dan rapi, dimasukkan ke dalam Kotak Arsip yang sudah ditentukan menurut ketentuan di kantor TP PKK.
3. Semua surat yang masuk dicatat dalam Buku Agenda, diberi Lembar Disposisi, kemudian pada hari itu juga diteruskan kepada Ketua Umum di Pusat/ Ketua di daerah. Surat diterima kembali oleh Sekretaris Umum/ Sekretaris untuk ditindaklanjuti/ diteruskan sesuai isi disposisi.